Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podział akt osobowych pracownika

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt. 9a Kodeksu Pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników przez cały okres trwania stosunku pracy oraz niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników.

Szczegółowo przedmiotowa problematyka została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 3 części i obejmujące:

cześć A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in.

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego).

Na podstawie przepisów szczególnych pracodawca może  być zobowiązanych do gromadzenia innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności za przestępstwo umyślne.

W części tej mogą znaleźć się również dodatkowe dokumenty, które pracownik złoży
z własnej inicjatywy, np. dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, referencje, kursy, szkolenia.

cześć B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:

• umowę o pracę (jeśli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków),
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
  z informacją o obowiązujących pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych
  w art. 189¹ Kodeksu pracy,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów związanych
  z rodzicielstwem,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji (jeżeli strony zawarły taką umowę),
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, m.in.:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wymienione powyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej  dla każdego pracownika teczce. Należy układać je w każdej części (A, B, C) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić wykaz dokumentów znajdujący się w każdej
z nich.

Zdarza się, że pracodawcy zakładają cześć D akt osobowych, w której gromadzą inne dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (np. pit-11). Przepisy prawa pracy w sposób jednoznaczny nie zabraniają takiej praktyki, zwłaszcza, że przepis art. 94 Kodeksu Pracy posługuje się sformułowaniem „w szczególności”. Mamy wiec do czynienia z katalogiem otwartym.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów może żądać wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Ponad to pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej:

• podejrzeń o chorobach zawodowych,
• chorób zawodowych,
• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
• świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika również:

• Kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy
  w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
  w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• Imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Dokument ten powinien wskazywać, jakie świadczenia zostały pracownikowi naliczone, w jakiej wysokości i z jakiego tytułu. Pracodawca powinien posiadać potwierdzenie wypłaty świadczeń w postaci przelewów lub pisemnego potwierdzenia.
• Kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Jest to ważny dokument, który potwierdza spełnienie przez pracodawcę podstawowego obowiązku jakim jest odpowiednie wyposażenie pracownika do wykonywania pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić uwagę na szereg dokumentów realizowanych w ramach dbałości o bezpieczeństwo oraz higienę pracy:

• programy szkoleń z BHP,
• karty szkoleń wstępnych w zakresie instruktażu stanowiskowego i ogólnego,
• ocena ryzyka zawodowego (powinna obejmować wszystkie stanowiska, rodzaje zagrożeń oraz metody ich zapobiegania),
• procedura zapobiegania zjawiskom mobbingowym i dyskryminacyjnym,

• ocena warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (np. regulacje zawarte w regulaminie pracy na temat dofinansowania szkieł korekcyjnych).

Okres przechowywania dokumentacji

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Planowe zmiany od 1 stycznia 2018 r. zakładają okres 10 lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286)